Cinc casos d'IA per a negoci i operacions, pas a pas

Quan una empresa pregunta per on començar amb la IA, la resposta útil no és una llista d'eines: és una tasca concreta explicada de punta a punta. Aquests són els cinc casos amb què més vegades hem començat en negoci i operacions, cadascun amb el que fa falta per implantar-lo, què es mesura i quan no compensa. Si el que busques és el plantejament complet i no els casos, és a l'enfocament per a negoci.

Com llegir les fitxes

Cada cas mostra la mateixa tasca dues vegades: com es fa avui i com queda amb la IA implantada. El que està ratllat a la columna d'avui és la feina manual que desapareix; on una persona continua treballant, encara que sigui amb ajuda, no es ratlla.

Les hores són les d'un exemple real, no una mitjana de clients ni una promesa. Serveixen per veure on és el pes de la tasca, no per calcular un retorn. I en els cinc casos queda una persona decidint: el que s'automatitza és la preparació, no el criteri.

01 · Preparar una oferta

Què fa falta. Accés de lectura al CRM o a la carpeta on viuen les propostes enviades, les condicions comercials escrites —descomptes per volum, terminis, què no s'ofereix mai— i una plantilla amb els blocs fixos separats dels variables. Les condicions són la part que no es pot saltar: sense elles, el que es genera s'inventa el marge.

Què es mesura. Hores per proposta, propostes que surten el mateix dia en què entra la petició, i percentatge que s'envia sense corregir el preu.

Quan no compensa. Si cada oferta és un projecte diferent i no n'hi ha dues de semblants, no hi ha cap patró per aprendre. I si el preu es negocia sempre des de zero, la part cara de l'oferta no és redactar-la.

02 · Respondre a un client

Què fa falta. L'estat de la comanda consultable des d'on visqui —ERP, botiga o gestor de comandes—, l'històric de converses amb aquell client, i una llista escrita de què es respon sol i què escala sempre a una persona: devolucions, reclamacions i qualsevol assumpte amb diners pel mig.

Què es mesura. Temps fins a la primera resposta, consultes resoltes sense que ningú hi intervingui i, sobretot, reobertures. Aquest últim número és el que diu si la resposta era bona; els altres dos només diuen que va ser ràpida.

Quan no compensa. Amb menys d'una dotzena de consultes al dia, l'estalvi no paga la integració. I si l'estat de la comanda no és a cap sistema consultable, el problema que cal resoldre és aquest.

03 · Tancar l'informe

Què fa falta. Accés de lectura a cada font i, més important, la definició escrita de cada mètrica: què compta com a venda, en quina data, amb devolucions o sense. Aquí és on se'n van de debò les hores del dilluns. No a descarregar les dades, sinó a discutir per què dos sistemes donen xifres diferents.

Què es mesura. Hores fins a tenir l'informe, diferències entre sistemes detectades automàticament davant de les que s'escapen, i quants dilluns arriba a primera hora.

Quan no compensa. Si l'informe no el llegeix ningú, automatitzar-lo només el fa més barat d'ignorar. Abans d'implantar-lo convé escriure quina decisió en depèn; si no n'hi ha cap, el cas és retirar-lo.

04 · Ordenar el correu

Què fa falta. Regles de prioritat escrites per qui rep aquell correu, no regles genèriques, i el criteri de què no s'arxiva mai. És el cas que més depèn d'una sola persona i, per això mateix, el que millor ensenya a escriure criteri: al segon intent ja s'entén la diferència entre «el que és urgent a dalt» i una regla que es pot comprovar.

Què es mesura. Minuts fins a arribar al primer correu que importa, i correus importants que van acabar a la carpeta equivocada. Aquest segon número és el que cal vigilar: un fals negatiu costa molt més que deu falsos positius.

Quan no compensa. Si la bústia ja està sota control, no hi ha res a guanyar. I si dues persones del mateix equip prioritzen diferent, fan falta dos criteris escrits, no un de consens que no serveixi a cap de les dues.

05 · Publicar i enviar

Què fa falta. Les plantilles de marca, un arxiu consultable del que ja s'ha publicat —per no repetir-se i per mantenir el fil— i el criteri de to escrit amb exemples del que sí i del que no. Els exemples negatius són els que fan la feina: sense ells, el resultat sona correcte i no sona a vosaltres.

Què es mesura. Peces publicades per setmana, temps per peça i correccions per peça. La tercera és la que diu si el criteri està ben escrit: si baixa setmana a setmana, el bucle està tancat.

Quan no compensa. Si la marca encara no té un to definit, el que es genera se l'inventa i canvia cada setmana. Aquesta feina es fa abans, i es fa amb una persona.

Per quin dels cinc començar

El primer cas no es tria pel que impressiona, sinó pel que deixa après. D'aquests cinc, els dos que menys depenen d'una altra cosa són respondre a un client i ordenar el correu: es repeteixen cada dia, el resultat es veu de seguida i el criteri es pot escriure en una tarda.

Tancar l'informe és el que més discussió estalvia, però exigeix posar-se d'acord abans en què significa cada xifra, i això ja és mig projecte. Preparar una oferta és el de més impacte per unitat i el que més depèn de tenir les condicions escrites. I publicar i enviar és el que surt pitjor si es comença sense to definit.

Els criteris complets amb què filtrem un primer cas —es repeteix, exigeix criteri d'una persona, es pot verificar, la dada existeix i no trenca res si falla— són a l'article on expliquem com treballem.

Aquests cinc són els més habituals, no els únics: el catàleg complet els ordena per la part de l'empresa a la qual afecten, i hi ha una versió d'aquesta llista per a equips tècnics. Si voleu veure com encaixen en la vostra manera de treballar, es pot demanar informació sense compromís: si no encaixa, us ho diem.