Implantar IA en tu empresa: las tres fases y qué recibes en cada una

Implantar inteligencia artificial en una empresa son tres fases. En la primera se decide qué merece la pena implantar y en qué orden. En la segunda, un caso concreto entra en producción y las personas que hacían ese trabajo a mano empiezan a usarlo. En la tercera, esas personas lo sostienen sin el proveedor.

Cada fase termina con algo que se queda en vuestras manos: nueve entregables en total, tres por fase. Aquí están los nueve, por qué cada uno es ése y no otro, qué hace falta de vuestro lado y en qué momento un caso se para.

Seis de cada diez empresas que ya usan IA se han quedado en el piloto

El dato es del Banco de España. En su encuesta sobre la actividad empresarial (EBAE) del cuarto trimestre de 2024, publicada en el Boletín Económico, el 60 % de las empresas usuarias de IA declara que la utiliza «de manera experimental o en forma de programa piloto». Un 34 % hace un uso moderado y solo un 6 % la emplea de manera intensa. El mismo trabajo sitúa la adopción en el 19,9 % de las empresas españolas y pone la falta de personal cualificado como primera barrera (45,8 %).

Seis de cada diez empresas están probando, y muchas llevan años en ese punto. Un piloto no deja nada detrás cuando se apaga: ni un sistema en marcha, ni una cifra de partida contra la que comparar, ni un documento de operación, ni nadie dentro que sepa sostenerlo. El proyecto siguiente empieza de cero.

Por eso este artículo se ordena por entregables y no por pasos: la lista de lo que queda en vuestras manos es lo único que separa una implantación de un piloto apagado. La diferencia entre quien entrega ese material y quien entrega un informe está contada en el artículo sobre agencias y consultoras.

Fase 01. Por dónde empezar: decidir antes de construir

La primera fase no construye nada. Habla con las personas que hacen el trabajo cada día, mira las tareas con la pantalla delante y termina en una sesión donde se decide qué se implanta primero.

Qué queda en vuestras manos:

• La cola de casos priorizada. Una tabla que mantenéis vosotros, con las tareas candidatas ordenadas por lo que aportan y por lo que cuestan de implantar. Es una tabla y no una presentación porque va a cambiar: cuando un caso entre en producción, el siguiente sube. El criterio para ordenarla está en el artículo del cambio de enfoque, y las tareas que pueden entrar, una a una, en el catálogo.
• El mapa de sistemas y datos. Un diagrama de qué sistema guarda qué dato, con qué permisos se llega a él y por dónde se conectan entre sí, más la lista de accesos que hará falta. Sirve mucho más allá de la IA: es lo primero que hace falta el día que se cambia un programa.
• La decisión por escrito. Un acta de una página: qué va primero y por qué. Existe para quien no estuvo en la sesión y tiene que aprobar el gasto, y para vosotros dentro de seis meses, cuando nadie recuerde qué se descartó.

Qué hace falta de vuestro lado: alguien con capacidad para decidir qué va primero, y poder ver las tareas con quien las hace y no con quien las describe. Son dos cosas distintas, y ver las tareas con quien las hace es lo que decide si la fase sirve.

Y la decisión que cierra la fase: si se sigue o no. Esta fase se puede contratar sola: lo que salga es vuestro, sigamos o no.

Fase 02. Puesta en marcha: hasta producción y hasta que se usa

Aquí entra el primer caso. Se construye sobre los sistemas que ya tenéis, se integra donde ya se trabaja, lo prueban las personas que van a usarlo y se les forma antes de cerrarlo.

El criterio de éxito de esta fase no es que el caso esté desplegado: es que se use cada día sin nosotros. La distancia entre desplegar y usar es exactamente el 60 % del Banco de España.

Qué queda en vuestras manos:

• El caso en producción, dentro de vuestros sistemas y con vuestros accesos. No en un entorno aparte ni en una cuenta del proveedor. Si el código no vive en vuestro repositorio y no se puede modificar sin llamar a nadie, lo que hay es una suscripción y no un sistema. En los cinco casos de negocio y operaciones y los cinco de equipos técnicos hay diez casos contados con lo que hizo falta en cada uno.
• La medición de lo que ha cambiado. Un panel breve con los indicadores que se acordaron antes de empezar. La palabra importante es «antes»: si el número de partida se toma con el caso ya funcionando, no hay nada que comparar.
• El manual de operación, escrito mientras se construye y no al final. Lo escribe quien lo construye, porque es quien recuerda las decisiones que no son obvias, que son las que hacen falta el día que algo falla. Su destinatario es quien lo mantenga después, seamos nosotros o no.

Qué hace falta de vuestro lado: las personas que van a usarlo, para probarlo antes de cerrarlo, y un entorno donde desplegar. Cuando lo prueba alguien que no va a usarlo, el caso sale correcto y luego no lo usa nadie.

Y la decisión que cierra la fase: con el caso funcionando y la medición delante, se decide si entra el siguiente o si se para aquí.

Fase 03. Acompañamiento: que el ritmo se mantenga sin nosotros

La tercera fase no es un mantenimiento: es lo que convierte una implantación en una capacidad de la empresa. Son sesiones periódicas con los equipos que ya usan el caso, resolver lo que frena la adopción e incorporar las novedades a lo que ya está montado.

Qué queda en vuestras manos:

• La cola actualizada. La misma tabla de la primera fase, revisada con lo aprendido construyendo. Casi siempre cambia de orden, y eso es señal de que la primera fase hizo su trabajo con la información que había.
• El seguimiento de uso. Quién usa el sistema y qué ha dejado de hacerse a mano. Lo necesita quien defienda el presupuesto del año siguiente: es lo primero que piden y lo último que suele existir.
• Personas de vuestro equipo que lo lideran. Nombres concretos, no un rol en el organigrama. Es el entregable principal de esta fase y el que decide si dentro de dos años seguís avanzando o volvéis a empezar.

Qué hace falta de vuestro lado: alguien dentro que se responsabilice, y libertad para deciros lo que no está funcionando. Sin esa libertad, esta fase se convierte en una reunión donde todo va bien.

Las tres fases en una página

Si diriges el negocio, la columna que decide es la segunda: dice cuánto cuesta esto de tu lado. Si lideras IT, son la primera y la tercera. Hay una página para cada uno, el enfoque para negocio y el enfoque para IT, y el recorrido entero está en la página de implantación.

Cuándo un caso se para o se aplaza

Un caso sale de la cola por tres motivos, y ninguno es un fracaso del proyecto. Al contrario: que salga es la señal de que la fase ha funcionado.

El dato que necesita no existe. El dato no es incorrecto ni está desordenado: no existe en ningún sistema. Lo decimos, ese caso se aplaza y entra el siguiente de la cola. Recogerlo puede merecer la pena, pero es otro proyecto y se decide aparte.

No hay nadie que vaya a usarlo cada día. Si la tarea la hace alguien que se marcha en tres meses, o está repartida entre cuatro áreas y ninguna la reconoce como suya, el sistema se queda sin dueño.

La tarea solo se hace una vez al trimestre. El equipo no acumula aprendizaje ni coge el hábito: cada vez que la tarea vuelve, tiene que aprender otra vez a usar el sistema. Implantarla compensa menos que seguir haciéndola a mano.

Lo que sí es una señal de alarma es lo contrario: un proveedor que nunca ha parado un caso. Lo que hemos entregado nosotros está en los proyectos.

Qué pedir por escrito, sea quien sea el proveedor

Cuatro preguntas para copiar tal cual en una petición de oferta. Sirven para comparar cualquier propuesta, incluida la nuestra.

1. Qué queda en nuestras manos al final de cada fase, con nombre y formato de cada entregable.
2. Dónde vive el código y con qué permisos, y quién puede modificarlo sin llamar al proveedor.
3. Qué se mide, cuál es el número de partida y quién lo consulta una vez terminado el proyecto.
4. Qué pasa si un caso no funciona: quién lo decide, en qué momento y qué se hace después.

Si una propuesta responde a las cuatro preguntas, sabes qué estás comprando aunque el precio sea alto. Si no responde a ninguna, el precio no es el problema.

Por dónde se entra

Somos una agencia de implantación de IA y trabajamos en tres líneas: la implantación de IA, que es este recorrido; la formación, cuando hace falta que el equipo sepa hacerlo por su cuenta; y el desarrollo a medida, cuando el caso pide construir algo que no existe.

Y hay un primer paso que puedes dar esta semana sin nosotros: escribe la cola. Coge las cinco tareas que más se repiten en tu equipo y apunta, en cada una, cuántas veces pasa al mes, qué dato necesita y si ese dato existe ya. Es una versión pequeña del primer entregable de la fase 01, y es lo que cualquier proveedor te va a pedir en la primera reunión.

Si quieres contrastarlo con nosotros, cuéntanos cómo trabaja tu equipo.