Implantar IA a la teva empresa: les tres fases i què reps a cada una

Implantar intel·ligència artificial en una empresa són tres fases. A la primera es decideix què val la pena implantar i en quin ordre. A la segona, un cas concret entra en producció i les persones que feien aquesta feina a mà comencen a fer-lo servir. A la tercera, aquestes persones el sostenen sense el proveïdor.

Cada fase acaba amb alguna cosa que es queda a les vostres mans: nou lliurables en total, tres per fase. Aquí hi ha els nou, per què cadascun és aquest i no un altre, què cal del vostre costat i en quin moment un cas s'atura.

Sis de cada deu empreses que ja fan servir IA s'han quedat al pilot

La dada és del Banc d'Espanya. A la seva enquesta sobre l'activitat empresarial (EBAE) del quart trimestre del 2024, publicada al Butlletí Econòmic, el 60 % de les empreses usuàries d'IA declara que la fa servir «de manera experimental o en forma de programa pilot». Un 34 % en fa un ús moderat i només un 6 % l'empra de manera intensa. El mateix treball situa l'adopció en el 19,9 % de les empreses espanyoles i posa la manca de personal qualificat com a primera barrera (45,8 %).

Sis de cada deu empreses estan provant, i moltes fa anys que són en aquest punt. Un pilot no deixa res al darrere quan s'apaga: ni un sistema en marxa, ni una xifra de partida contra la qual comparar, ni un document d'operació, ni ningú a dins que el sàpiga sostenir. El projecte següent comença de zero.

Per això aquest article s'ordena per lliurables i no per passos: la llista del que queda a les vostres mans és l'única cosa que separa una implantació d'un pilot apagat. La diferència entre qui lliura aquest material i qui lliura un informe està explicada a l'article sobre agències i consultories.

Fase 01. Per on començar: decidir abans de construir

La primera fase no construeix res. Parla amb les persones que fan la feina cada dia, mira les tasques amb la pantalla al davant i acaba en una sessió on es decideix què s'implanta primer.

Què queda a les vostres mans:

• La cua de casos prioritzada. Una taula que manteniu vosaltres, amb les tasques candidates ordenades pel que aporten i pel que costen d'implantar. És una taula i no una presentació perquè canviarà: quan un cas entri en producció, el següent puja. El criteri per ordenar-la és a l'article del canvi d'enfocament, i les tasques que hi poden entrar, una a una, al catàleg.
• El mapa de sistemes i dades. Un diagrama de quin sistema guarda quina dada, amb quins permisos s'hi arriba i per on es connecten entre ells, més la llista d'accessos que caldrà. Serveix molt més enllà de la IA: és el primer que cal el dia que es canvia un programa.
• La decisió per escrit. Una acta d'una pàgina: què va primer i per què. Existeix per a qui no va ser a la sessió i ha d'aprovar la despesa, i per a vosaltres d'aquí a sis mesos, quan ningú no recordi què es va descartar.

Què cal del vostre costat: algú amb capacitat per decidir què va primer, i poder veure les tasques amb qui les fa i no amb qui les descriu. Són dues coses diferents, i veure les tasques amb qui les fa és el que decideix si la fase serveix.

I la decisió que tanca la fase: si es continua o no. Aquesta fase es pot contractar sola: el que en surti és vostre, continuem o no.

Fase 02. Posada en marxa: fins a producció i fins que es fa servir

Aquí entra el primer cas. Es construeix sobre els sistemes que ja teniu, s'integra on ja es treballa, el proven les persones que l'han de fer servir i se'ls forma abans de tancar-lo.

El criteri d'èxit d'aquesta fase no és que el cas estigui desplegat: és que es faci servir cada dia sense nosaltres. La distància entre desplegar i fer servir és exactament el 60 % del Banc d'Espanya.

Què queda a les vostres mans:

• El cas en producció, dins dels vostres sistemes i amb els vostres accessos. No en un entorn a part ni en un compte del proveïdor. Si el codi no viu al vostre repositori i no es pot modificar sense trucar a ningú, el que hi ha és una subscripció i no un sistema. A els cinc casos de negoci i operacions i els cinc d'equips tècnics hi ha deu casos explicats amb el que va caldre a cadascun.
• El mesurament del que ha canviat. Un tauler breu amb els indicadors que es van acordar abans de començar. La paraula important és «abans»: si el número de partida es pren amb el cas ja funcionant, no hi ha res per comparar.
• El manual d'operació, escrit mentre es construeix i no al final. L'escriu qui el construeix, perquè és qui recorda les decisions que no són òbvies, que són les que calen el dia que alguna cosa falla. El seu destinatari és qui el mantingui després, siguem nosaltres o no.

Què cal del vostre costat: les persones que l'han de fer servir, per provar-lo abans de tancar-lo, i un entorn on desplegar. Quan el prova algú que no l'ha de fer servir, el cas surt correcte i després no el fa servir ningú.

I la decisió que tanca la fase: amb el cas funcionant i el mesurament al davant, es decideix si entra el següent o si s'atura aquí.

Fase 03. Acompanyament: que el ritme es mantingui sense nosaltres

La tercera fase no és un manteniment: és el que converteix una implantació en una capacitat de l'empresa. Són sessions periòdiques amb els equips que ja fan servir el cas, resoldre el que frena l'adopció i incorporar les novetats al que ja està muntat.

Què queda a les vostres mans:

• La cua actualitzada. La mateixa taula de la primera fase, revisada amb el que s'ha après construint. Gairebé sempre canvia d'ordre, i això és senyal que la primera fase va fer la seva feina amb la informació que hi havia.
• El seguiment d'ús. Qui fa servir el sistema i què ha deixat de fer-se a mà. El necessita qui defensi el pressupost de l'any següent: és el primer que demanen i l'últim que sol existir.
• Persones del vostre equip que ho lideren. Noms concrets, no un rol a l'organigrama. És el lliurable principal d'aquesta fase i el que decideix si d'aquí a dos anys continueu avançant o torneu a començar.

Què cal del vostre costat: algú a dins que se'n responsabilitzi, i llibertat per dir-vos el que no està funcionant. Sense aquesta llibertat, aquesta fase es converteix en una reunió on tot va bé.

Les tres fases en una pàgina

Si dirigeixes el negoci, la columna que decideix és la segona: diu quant costa això del teu costat. Si lideres IT, són la primera i la tercera. Hi ha una pàgina per a cadascun, l'enfocament per a negoci i l'enfocament per a IT, i el recorregut sencer és a la pàgina d'implantació.

Quan un cas s'atura o s'ajorna

Un cas surt de la cua per tres motius, i cap no és un fracàs del projecte. Al contrari: que en surti és el senyal que la fase ha funcionat.

La dada que necessita no existeix. La dada no és incorrecta ni està desordenada: no existeix a cap sistema. Ho diem, aquest cas s'ajorna i entra el següent de la cua. Recollir-la pot valer la pena, però és un altre projecte i es decideix a part.

No hi ha ningú que l'hagi de fer servir cada dia. Si la tasca la fa algú que marxa d'aquí a tres mesos, o està repartida entre quatre àrees i cap no la reconeix com a seva, el sistema es queda sense amo.

La tasca només es fa un cop al trimestre. L'equip no acumula aprenentatge ni agafa l'hàbit: cada vegada que la tasca torna, ha de tornar a aprendre a fer servir el sistema. Implantar-la compensa menys que continuar fent-la a mà.

El que sí que és un senyal d'alarma és el contrari: un proveïdor que no ha aturat mai cap cas. El que hem lliurat nosaltres és a els projectes.

Què demanar per escrit, sigui qui sigui el proveïdor

Quatre preguntes per copiar tal qual en una petició d'oferta. Serveixen per comparar qualsevol proposta, inclosa la nostra.

1. Què queda a les nostres mans al final de cada fase, amb nom i format de cada lliurable.
2. On viu el codi i amb quins permisos, i qui el pot modificar sense trucar al proveïdor.
3. Què es mesura, quin és el número de partida i qui el consulta un cop acabat el projecte.
4. Què passa si un cas no funciona: qui ho decideix, en quin moment i què es fa després.

Si una proposta respon a les quatre preguntes, saps què estàs comprant encara que el preu sigui alt. Si no en respon cap, el preu no és el problema.

Per on s'entra

Som una agència d'implantació d'IA i treballem en tres línies: la implantació d'IA, que és aquest recorregut; la formació, quan cal que l'equip ho sàpiga fer pel seu compte; i el desenvolupament a mida, quan el cas demana construir alguna cosa que no existeix.

I hi ha un primer pas que pots fer aquesta setmana sense nosaltres: escriu la cua. Agafa les cinc tasques que més es repeteixen al teu equip i apunta, a cadascuna, quantes vegades passa al mes, quina dada necessita i si aquesta dada ja existeix. És una versió petita del primer lliurable de la fase 01, i és el que qualsevol proveïdor et demanarà a la primera reunió.

Si ho vols contrastar amb nosaltres, explica'ns com treballa el teu equip.